Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab 2022 – die digitale Krankmeldung – wirklich ein weiterer Segen der Digitalisierung? Ja! – werden viele Arbeitnehmer antworten. Denn sie sind tatsächlich mit weniger Bürokratie belastet. Die Dienstleister der Lohnabrechnung, die Sachbearbeiter in den Betrieben und die Unternehmer selbst sehen wahrscheinlich der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – eAU – mit gemischten Gefühlen entgegen. Warum dies so ist und wie das Verfahren zur digitalen Krankmeldung komfortabel abgewickelt werden kann – lesen Sie in diesem Beitrag.
Was genau ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – die digitale Krankmeldung?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – kurz eAU genannt – ist ein weiterer Baustein der Digitalisierung bürokratischer Verfahren. Ziel ist es, den aufwendigen Papierkram zu beenden und damit dem Mittelstand finanzielle Einsparungen zu ermöglichen. Grundlage ist das Dritte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III). Alle Details dazu finden Sie auf der Webseite des BMWi.
Für Krankmeldungen bedeutet dies nunmehr konkret: Der berühmt-berüchtigte „gelbe Schein“ wird abgeschafft. Stattdessen bekommen die Arbeitgeber die für die Entgeltfortzahlung notwendigen Daten elektronisch von der zuständigen Krankenkasse des Arbeitnehmers übermittelt. Dazu zählen u.a. Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit.
Für den Arbeitnehmer ist das eine echte Erleichterung. Warum? – er ist nicht mehr dafür verantwortlich, dass die AU-Bescheinigung in Papierform rechtzeitig bei seinem Arbeitgeber eingeht.
Für Arbeitgeber, Sachbearbeiter und Dienstleister in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sieht das jedoch etwas anders aus.
Wie werden die Krankmeldungen elektronisch übermittelt?
Der Prozess der Datenübermittlung besteht im Fall der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus zwei Arbeitsvorgängen.
- Der behandelnde Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitnehmer fest. Er übermittelt daraufhin die Daten direkt an die zuständige Krankenkasse.
- Nach Eingang der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erstellt die Krankenkasse eine Meldung für den Arbeitgeber. Der Arbeitgeber kann seinen Dienstleister für die Lohn- und Gehaltsabrechnung nach Absprache damit beauftragen, diese Meldungen abzurufen.
Genau hier liegt das Problem für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die digitale Krankmeldung wird nicht automatisch an die Arbeitgeber oder Dienstleister der Lohnabrechnung übermittelt, sondern muss einzeln je Arbeitnehmer bei der Krankenkasse angefragt werden und abgerufen werden.
Eine automatisierte Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen würde gegen geltende Datenschutzbestimmungen verstoßen. Aus diesem Grund gehen kann man nicht davon ausgehen, dass der Gesetzgeber das Verfahren nochmal überarbeitet und vereinfacht.
Was bedeutetes das nun für die Praxis?
Für die Praxis gilt – der Arbeitnehmer muss sich nach wie vor beim Arbeitgeber arbeitsunfähig melden. Allerdings muss er dafür keinen „gelben Schein“ mehr abgeben. Die Lohnabrechnung fragt dann bei der zuständigen Krankenkasse proaktiv die arbeitsunfähigen Arbeitnehmer an. So fällt im Arbeitsprozess zwar der sogenannte Papierkram an sich erst einmal weg – dafür ist aber die Krankenkasse als Datenübermittler dazugekommen.
So starten Sie mit der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Wir empfehlen das eAU-Verfahren während der Pilotphase bis zum 30.06.2022 schrittweise einzuführen. In dieser Übergangszeit stellen Arztpraxen neben der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen auch noch Papierbescheinigungen aus. So können Sie sich in Ruhe mit dem Verfahren vertraut machen.
Ab der zweiten Jahreshälfte 2022 starten Sie geübt mit dem eAU-Verfahren. Bitte beachten Sie, dass in vielen Arztpraxen die technischen Voraussetzungen zur elektronischen Übermittlung der AU noch nicht vorhanden sind. Warten Sie bitte mit der Umstellung – bis die Voraussetzungen flächendeckend erfüllt sind und nutzen Sie im Januar und Februar 2020 besser noch die Papierbescheinigungen.
Welche Vorteile bietet das Verfahren zur elektronischen Krankmeldung?
Das Verfahren zur eAU bringt auch einige ganz klare Vorteile mit sich – da da wären:
- Sie bearbeiten weniger Papierformulare in der Lohnabrechnung.
- Die Daten zur Arbeitsbescheinigung stehen unmittelbar und einheitlich zur Verfügung.
- Fehlerquellen bei der Datenerfassung sowie Unstimmigkeiten – zum Beispiel bei der Dauer von Entgeltfortzahlungen, werden dadurch vermieden.
FAZIT:
Die digitale Krankmeldung bedeutet für Arbeitnehmer, dass sie sich im Falle einer Krankheit die komplette Zettelwirtschaft sparen. Sie müssen lediglich ihre Personalabteilung im Unternehmen über den voraussichtlichen Zeitraum informieren.
Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sieht das neue Verfahren vorerst nach mehr Arbeitsaufwand aus. Mit einer guten Software zur Lohn- und Gehaltsabrechnung oder durch einen externen Dienstleister kann sich das Verfahren auch für Arbeitgeber einfach und komfortabel gestalten.
Sie versenden die versenden die Anfragen für alle Arbeitnehmer, empfangen die Daten automatisiert und verarbeiten sie direkt weiter. Sie müssen nicht über externe Portale gehen und keinen Systembruch in Kauf nehmen. Warten Sie zunächst ab, bis die technischen Voraussetzungen bei den Arztpraxen flächendeckend erfüllt sind und planen Sie in der ersten Jahreshälfte eine Testphase. Dann läuft die digitale Krankmeldung ab dem 01.07.2022 sicherlich routinierter.
Hinweis:
Für Privatversicherte steht das eAU-Verfahren nicht zur Verfügung.