Ein beliebter Vergütungsbestandteil in der Lohnabrechnung

Die steuerliche Erfassung dieses Vergütungsbestandteils ist aber mittlerweile aufgrund einer Vielfalt denkbarer Alternativen bei der Ausgestaltung und der unterschiedlichen steuerlichen Fördermöglichkeiten relativ komplex geworden – zum Beispiel im Rahmen der Elektromobilität.

Firmenwagen als Pluspunkt in der Mitarbeitergewinnung

Die Gestellung eines Dienstwagens an den Arbeitnehmer kann einen sehr attraktiven Vergütungsbestandteil und damit einen Pluspunkt in der Gewinnung von Mitarbeitern darstellen. Als Vergütungsbestandteil unterliegt er jedoch grundsätzlich der regulären Lohnversteuerung und der Verbeitragung in der Sozialversicherung. Die Ausgestaltung der Nutzungsüberlassung, entweder in Form einer einzelvertraglichen Regelung oder auf Basis einer Dienstwagenrichtlinie, kann sehr unterschiedlich sein.

Es sind eine vollständige Finanzierung durch den Arbeitgeber sowie eine uneingeschränkte Nutzung durch den Arbeitnehmer denkbar. Ebenso gibt es aber auch Gestaltungen, die Zuzahlungen für Mehrausstattungen oder die Privatnutzung, einen Gehaltsverzicht oder Nutzungseinschränkungen vorsehen. Hieraus können sich wiederum Auswirkungen auf die Versteuerung des Lohns ergeben. Ob sich eine private Nutzung des Firmenwagens für den einzelnen Arbeitnehmer lohnt, ist stets individuell zu prüfen.

Lohnsteuerliche Aspekte

Überlässt ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur privaten Mitbenutzung und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie gegebenenfalls auch für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung, hat er dafür einen geldwerten Vorteil zu ermitteln nach §8 Abs. 2 Satz 2 ff. i.V. mit §6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 ff. EStG. Dieser Sachbezug ist laut Gesetz lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Im Normalfall übernimmt der Arbeitnehmer selbst die anfallende Lohnsteuer und den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung.

Wird der Firmenwagen zusätzlich zum Barlohn gestellt, verringert sich aufgrund der einzubehaltenden Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge der auszuzahlende Nettolohn. Die Auswirkung auf den monatlichen Nettolohn stellen wir anhand eines einfachen Beispiels dar.

Beispiel:

Arbeitnehmer ledig, konfessionslos und ohne Kinder bekommt zusätzlich zu seinem bisherigen Bruttoarbeitslohn einen Firmenwagen vom Arbeitgeber überlassen, den er auch privat nutzen darf.

Brutto-Netto-Abrechnungohne PKWmit PKW
Bruttoarbeitsentgelt monatlich – ohne Sachbezüge3.500 EUR3.500 EUR
Geldwerter Vorteil für die private Nutzung eines Firmenfahrzeuges0 EUR500 EUR
Steuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt3.500 EUR4.000 EUR
Abzug Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag – gerundet521,00 EUR657 EUR
Abzug Sozialversicherungsbeiträge – gerundet708,00 EUR809 EUR
Nettoarbeitsentgelt2.271 EUR2.534 EUR
Abzug PKW – geldwerter Vorteil0 EUR500 EUR
Auszahlungsbetrag2.271 EUR2.034 EUR
Hinweis: Es handelt sich um gerundete Werte bei der Lohnsteuer und Sozialversicherung!

Der Arbeitnehmer erhält durch den geldwerten Vorteil – bedingt durch den Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge – monatlich 237 EUR weniger Nettoentgelt ausgezahlt. Jeder Arbeitnehmer muss für sich selbst prüfen, ob sich die Nutzung eines Firmenwagens, auch in Abhängigkeit von den vereinbarten Nutzungsbedingungen, für ihn rechnet.

Möglichkeiten der Bewertung

Die bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung am häufigsten in der Praxis verwendete Methode zur Ermittlung des geldwerten Vorteils für die Firmenwagennutzung für außerbetriebliche Zwecke ist die 1%-Regelung. Da im Normalfall die monatlich anzusetzenden geldwerten Vorteile auf der Basis des Bruttolistenneupreises eines Fahrzeuges ermittelt werden, sind die Werte gleich hoch. Diese Methode birgt geringere Haftungsrisiken für den Arbeitgeber und führt durch einmalige Hinterlegung im Abrechnungssystem zu einem geringeren administrativen Aufwand.

Bei der Anwendung der Fahrtenbuchmethode hat der Arbeitgeber monatlich zu prüfen, dass das Fahrtenbuch durch den Arbeitnehmer ordnungsgemäß geführt wird und ist verpflichtet, dass am Jahresende eine Endabrechnung erzeugt wird. Diese ermittelt sich nach den gefahrenen Kilometern und den entstandenen Fahrzeugkosten. Diese individuelle Methode ist daher sowohl für den Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber arbeitsintensiver und bürgt das Risiko in sich, dass das Fahrtenbuch von der Finanzverwaltung verworfen werden kann.

Die zu Beginn der Nutzungsüberlassung bzw. zu Beginn eines Kalenderjahres gewählte Bewertungsmethode ist für den Arbeitgeber im Lohnsteuerabzugsverfahren für das gesamte Kalenderjahr bindend – hierzu: R 8.1 Abs. 9 Nr. 3 Satz 1 LStR.

Ein unterjähriger Wechsel der Bewertungsmethode durch den Arbeitgeber kann nur im Falle eines Fahrzeugwechsels erfolgen. Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, bestimmte Bewertungsmethoden im Rahmen der Lohnabrechnung auszuschließen – zum Beispiel keine Anwendung der Fahrtenbuchmethode oder keine Einzelfahrtbewertung. Ein Ausschluss ist nicht unüblich, da diese Methoden einen höheren administrativen Aufwand und auch ein höheres Haftungsrisiko für den Arbeitgeber darstellen.

Der Ausschluss hat für den Arbeitnehmer jedoch aus steuerrechtlicher Sicht keinen Nachteil, da er die für ihn vielleicht günstigste Methode im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung auf jeden Fall anwenden darf. Er muss hierfür nur sicherstellen, dass er die entsprechenden Voraussetzungen einhält und die dafür benötigten Grundaufzeichnungen tätigt. Hierzu gehört zum Beispiel ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer dazu grundsätzlich die für den Firmenwagen anfallenden Kosten des angelaufenen Kalenderjahres mitzuteilen.

Umsatzsteuerliche Auswirkungen der Gestellung eines Firmenwagens

Die dauerhafte Überlassung eines Firmenwagens vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer für private Zwecke erfolgt normaler Weise im Rahmen eines Leistungsaustausches, wenn sie einen vereinbarten Vergütungsbestandteil darstellt – Abschnitt 15.23 Abs. 9 UStAE. Die Gegenleistung des Arbeitnehmers liegt in der Erbringung seiner Arbeitsleistung.

Der Arbeitgeber kann den Vorsteuerabzug aus den Eingangsrechnungen im Zusammenhang mit dem überlassenen Firmenfahrzeug geltend machen – soweit er zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Im Gegenzug hat er die Umsatzsteuer, die auf die Leistungserbringung entfällt – also der Firmenwagengestellung – an das Finanzamt abzuführen.

Aus Vereinfachungsgründen können die lohnsteuerlichen Werte für die Umsatzversteuerung herangezogen werden – Abschnitt 15.23 Abs. 11 UStAE. Der nach der pauschalen Methode errechnete geldwerte Vorteil ist als Bruttobetrag anzusehen, aus dem die abzuführende Umsatzsteuer mit 19/119 herauszurechnen ist.